4. Automatizando seu Funil com Ações e Fluxos

Disponível para o perfil: Administrador, Supervisor e Usuário

Esta documentação detalha o uso da aba "Ação", a central de automação do Funil de Oportunidades.

Aqui, você aprenderá a configurar tarefas automáticas de duas formas: como Ações Individuais ou como um Fluxo de Ações (uma sequência de tarefas). Também explicaremos como verificar o histórico de execuções através dos Logs.

Conceitos Fundamentais

Antes de configurar, é crucial entender as duas regras principais sobre como as Ações funcionam:

Regra 1: O Cálculo de Tempo é Baseado na DATA DE CRIAÇÃO da Oportunidade

Quando você define que uma ação ocorrerá em "2 dias", significa dois dias após a oportunidade ter sido criada, e não dois dias após ela ter entrado na etapa atual.

• A Regra da "Mudança de Etapa"
  • Ao configurar múltiplas ações para o mesmo dia, a ação de "Mudar de Etapa" deve ser sempre a última a ser executada.

A Tela de "Ações": Visão Geral

Ao acessar a aba "Ação", você encontrará a interface principal de gerenciamento, que contém:

• Botões Principais:
  • + NOVO: Para adicionar uma Ação individual e pontual.
  • Novo Fluxo: Para criar um agrupador que conterá uma sequência de ações.
  • Ver Logs: Para visualizar o histórico de todas as ações executadas.
• Filtros: Permitem pesquisar uma ação pelo nome ou filtrar a lista por funil, etapa ou tipo de ação.
• Lista de Ações e Fluxos: Uma tabela com todas as automações criadas, exibindo as colunas: Nome, Funil, Etapa, Tipo de Ação, Dias para Disparar, Conexão, Ativo e os botões para Editar ou Excluir.
  • Dica: Na coluna "Tipo de Ação", o item será identificado como "Fluxo" se for um agrupador, ou pelo tipo específico (ex: "Enviar Mensagem") se for uma ação individual.

Opção 1: Criando uma Ação Individual (+ NOVO)

Use esta opção para criar uma única tarefa automatizada.

1. Clique no botão + NOVO.
2. Preencha os campos no pop-up que aparecer:
   • Nome: Um nome para identificar esta ação (ex: "Enviar mensagem de boas-vindas").
   • Funil e Etapa: Escolha o funil e a etapa onde esta ação será acionada.
   • Tipo de Ação: Selecione o que a automação fará. Campos adicionais aparecerão conforme sua escolha:
     • Enviar Mensagem: Selecione a mensagem a ser enviada
     • Mudar Etapa: Defina a etapa de destino
     • Mudar Status: Defina o status de destino: Aberto, Ganho ou Perdido
     • Adicionar Etiqueta: Defina a etiqueta a ser aplicada
     • Adicionar Carteira: Defina a carteira de contatos
   • Dias para Disparar: Informe o número de dias (a partir da criação da oportunidade) para a ação ser executada.
   • Descrição: Um campo para detalhamento interno.
3. Clique em Salvar. A ação aparecerá na lista geral.

Opção 2: Criando um Fluxo com Múltiplas Ações

Use esta opção para organizar uma sequência de várias ações que ocorrerão em uma mesma etapa do funil.

1. Clique no botão Novo Fluxo.
2. Preencha os dados do "agrupador": Nome do fluxo, Funil e Etapa aos quais ele pertence, e uma Descrição.

1. Clique no botão + Adicionar Ação.

2. O pop-up para criar uma ação aparecerá.

   1. Selecione o tipo de ação

   

   1. Configure a ação com o nome da ação, detalhe da ação e dias para disparar

   

3. Repita os passos para adicionar quantas ações forem necessárias dentro daquele Fluxo.

Verificando os Logs de Execução

Para auditar e verificar se suas automações estão sendo executadas corretamente, utilize os logs.

1. Clique no botão Ver Logs.
2. Uma tela exibirá o histórico de todas as ações, com as seguintes informações: Data da execução, Oportunidade, Contato, Número, Email, Ação executada e o Status ("success" se foi realizada com sucesso).

Atenção aos seguintes pontos:

• Ao criar uma Ação, os "Tipos de Ação" chamados "Fluxo" e "Funil" atualmente não possuem funcionalidade e não devem ser utilizados.
• Ao criar um Novo Fluxo, o nome inicial pode ser sobrescrito pelo nome da primeira ação criada. Após a criação, você pode clicar em editar e renomear o fluxo para o nome que desejar.

Exemplos Práticos

Abaixo, apresentamos dois cenários para ilustrar o uso de Ações Individuais e de Fluxos.

Exemplo 1: Mudar o Status para "Perdido" (Ação Individual)

Objetivo: Mudar o status de uma oportunidade para "Perdido" automaticamente após 30 dias.

Como configurar:

1. Na tela "Ação", clique no botão + NOVO.
2. Preencha os campos da seguinte forma:
   • Nome: Mover para Perdido após 30 dias
   • Funil: Selecione o seu funil de vendas.
   • Etapa: Selecione a etapa "Negociação".
   • Tipo de Ação: Mudar Status (e então selecione o status "Perdido").
   • Dias para disparar: 30 (Lembre-se: 30 dias após a criação da oportunidade).
3. Clique em Salvar.

Exemplo 2: Criar uma Cadência de Follow-up (Fluxo de Ações)

Objetivo: Na etapa "Proposta Enviada", enviar uma mensagem de follow-up após 3 dias e, no mesmo dia, mover a oportunidade para a etapa "Follow-up 1".

Como configurar:

1. Na tela "Ação", clique no botão Novo Fluxo.
2. Preencha os dados do Fluxo:
   • Nome: Follow-up da Proposta
   • Funil: Selecione o seu funil de vendas.
   • Etapa: Selecione a etapa "Proposta Enviada".
3. Dentro do fluxo, clique em + Adicionar Ação para criar a primeira ação (a mensagem):
   • Descrição: Enviar mensagem Follow-up 1
   • Dias para disparar: 3 (Lembre-se: 3 dias após a criação da oportunidade).
   • Tipo de Ação: Enviar Mensagem (e então selecione a mensagem desejada).
4. Clique novamente em + Adicionar Ação para criar a segunda ação (a mudança de etapa):
   • Descrição: Mover para etapa Follow-up 1
   • Dias para disparar: 3 (O mesmo número de dias, para executar no mesmo momento).
   • Tipo de Ação: Mudar de Etapa (e então selecione a etapa "Follow-up 1").
   • (Lembre-se da regra: a ação de "Mudar de Etapa" deve ser a última do conjunto para o mesmo dia).