Agenda
Disponível para o perfil: Administrador e Usuário
A página Agenda é a ferramenta central de organização de compromissos e automação de notificações do sistema Konvoo. Através dela, é possível realizar o agendamento de consultas, visualizar o cronograma em formato de calendário e configurar réguas de lembretes automáticos via WhatsApp para reduzir o absenteísmo.
Principais funções
- Gestão de Consultas: Registro detalhado de compromissos com clientes.
- Visualização em Calendário: Painel mensal para controle visual de datas.
- Lembretes Automáticos: Configuração de disparos de mensagens com antecedência programada.
- Integração com Contatos: Vinculação direta com a base de dados do sistema.
Caso de uso
Uma clínica de estética utiliza a Agenda para marcar procedimentos. Ao criar uma "Nova Consulta" para uma cliente na próxima terça-feira, o sistema identifica a regra de lembrete configurada para "24 horas antes" e envia automaticamente uma mensagem pelo Canal WhatsApp selecionado, confirmando o horário e diminuindo as faltas não justificadas.
Como acessar a página
No menu lateral, clique no Menu Gestão e selecione a aba Agenda.
Você verá a seguinte tela:
A página é dividida em três sub-abas principais: Consultas, Calendário e Lembretes.
Explicação dos campos e ícones (Aba Consultas)
- Botão + Nova Consulta: Abre o formulário para criar um novo agendamento.
- Título: Nome identificador do compromisso.
- Contato: Nome do cliente vinculado à consulta.
- Data/Hora: Momento exato do início do compromisso.
- Status: Indica a situação atual (ex: Pendente, Confirmado, Cancelado).
- Ações (Ícones):
- Lápis: Editar os dados da consulta.
- Lixeira: Excluir o agendamento permanentemente.
Detalhamento das Funcionalidades
1. Criar uma Nova Consulta
Ao clicar em + Nova Consulta, o sistema exibe um formulário detalhado:
- Título (Obrigatório): Assunto da consulta.
- Descrição: Detalhamento adicional sobre o compromisso.
- Contato: Campo de busca para selecionar um Contato já cadastrado.
- Nome/Telefone do contato: Caso o contato não exista na base, estes campos permitem o preenchimento manual para o envio do lembrete.
- Data e Hora início/fim: Definição do período de duração.
- Status: Classificação da consulta.
- Observações internas: Notas que não são enviadas ao cliente, visíveis apenas para a equipe.
2. Visualização por Calendário
A aba Calendário oferece uma visão macro de todos os agendamentos do mês. É possível navegar entre os meses e clicar sobre um evento específico para ver seus detalhes.
3. Configuração de Lembretes Automáticos
Na aba Lembretes, o administrador define as regras de automação que serão aplicadas a todas as consultas.
- Nome: Identificação da regra (ex: Lembrete 24h antes).
- Horas antes do evento: Define com quanto tempo de antecedência o sistema deve realizar o disparo.
- Tipo de mensagem: Escolha entre "Mensagem de texto" (comum) ou "Template WABA" (para API Oficial).
- Mensagem: Campo para escrita do texto. Você pode usar variáveis dinâmicas como:
{{nome}}: Nome do cliente.{{data}}: Data da consulta.{{hora}}: Horário da consulta.{{titulo}}: Assunto da consulta.
- Canal WhatsApp: Seleciona por qual Conexão a mensagem será enviada.
Funcionamento da Automação
O motor de automação do Konvoo realiza uma verificação a cada 15 minutos para identificar consultas que se enquadram nas regras de lembretes configuradas.
- Segurança: O sistema garante que cada lembrete específico (ex: regra de 24h) seja enviado apenas uma única vez por consulta, evitando duplicidade de mensagens para o cliente.
- Status Ativo: As regras de lembrete só funcionam se a chave "Ativo" estiver habilitada no cadastro da regra.